Секретарь руководителя

1. Осуществляет подготовку и согласование нормативных актов учреждения;

2. Осуществляет подготовку и согласование проектов постановлений администрации города Бердска по проводимым спортивным мероприятиям и проектов решений сессий Советов депутатов по вопросам, касающимся сферы физической культуры и спорта;

3. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденции, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

4. Ведет делопроизводство секретариата, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки  и представления информации при подготовке и принятии решений;

5. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя, готовит ответ по обращениям с личного приема граждан;

6. Подготавливает информацию, документы и материалы, необходимые для работы и выступлений руководителя по своему направлению;

7. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их редактирование;

8. Осуществляет контроль за выполнением запланированных мероприятий и контрольных документов отдела;

9. Организует своевременное рассмотрение работниками отдела запросов, жалоб и других обращений органов власти, различных организаций и граждан по вопросам, входящим в компетенцию, контролирует подготовку соответствующих решений и ответов;

 10. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, электронной почте и т.д), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

11. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем в пределах своей компетенции;

12. Выполняет работу по подготовке аппаратных совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведет и оформляет протоколы совещаний.

13. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

15. Является ответственным за делопроизводство,  упорядочению дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечению их сохранность и передаче в установленные сроки в архив;

16. Выполняет оперативные поручения директора, заместителя директора;

17. Поддерживает профессиональный уровень, достаточный для выполнения должностных обязанностей;